Darf ich ein Meeting aufzeichnen? DSGVO und StGB erklärt

Wer ein Meeting aufzeichnen will, braucht eine Rechtsgrundlage nach DSGVO und die Zustimmung aller Beteiligten. Entsprechend groß ist die Unsicherheit. In einer Erhebung des Anbieters Sonix (2026) nennen 73 % der befragten Unternehmen Datenschutzbedenken als größtes Hindernis für KI-Transkriptionstools. Mit der richtigen Vorbereitung gelingt die Aufnahme, ohne gegen DSGVO oder StGB zu verstoßen. Wer allerdings ohne klare Rechtsgrundlage aufzeichnet, riskiert mehr als ein Bußgeld. §201 StGB stellt die unbefugte Aufnahme eines Gesprächs unter Strafe, und die DSGVO verlangt für jede Verarbeitung von personenbezogenen Daten eine dokumentierte Rechtsgrundlage. Beide Gesetze greifen bei jedem Online Meeting, das aufgezeichnet wird.

Welche Regeln gelten für die Aufzeichnung von Online Meetings?

Meeting-Aufzeichnungen berühren gleichzeitig zwei Rechtsgebiete, die unabhängig voneinander greifen. Das Datenschutzrecht (DSGVO) schützt personenbezogene Daten, das Strafrecht (StGB) schützt das gesprochene Wort. Seit Mai 2018 belaufen sich die DSGVO-Bußgelder europaweit auf rund 6,11 Mrd. EUR bei 2.685 Einzelstrafen (CMS.law, Stand März 2026). Gleichzeitig hat sich die KI-Nutzung in Meetings allein zwischen Januar und August 2024 um das 17-Fache vervielfacht (Speakwise/Zoom, 2024). Wo neue Tools die Aufzeichnung vereinfachen, steigt auch das Risiko, bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten die rechtlichen Grenzen zu überschreiten. Welche Technik sich für Online-, Präsenz- und Hybrid-Meetings eignet, zeigt der Artikel Hybrides Meeting aufzeichnen.

Den richtigen Grund für die Aufnahme wählen

Jede Verarbeitung von personenbezogenen Daten braucht eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO. Audio- und Videoaufnahmen enthalten Stimme, Gesicht und oft den Namen, also personenbezogene Daten. Ohne eine der sechs Rechtsgrundlagen ist die Aufnahme rechtswidrig. In der Praxis kommen für Meeting-Aufzeichnungen drei Varianten infrage, nämlich Einwilligung (lit. a), berechtigtes Interesse (lit. f) und gesetzliche Pflicht (lit. c). Die übrigen drei Rechtsgrundlagen, Vertragserfüllung, lebenswichtige Interessen und öffentliches Interesse, spielen bei betrieblichen Aufzeichnungen keine Rolle. Auch ein Protokoll DSGVO-konform zu erstellen, setzt eine dieser Rechtsgrundlagen voraus.

Wann wird die Aufnahme zur Straftat

§201 StGB stellt die unbefugte Aufnahme des nicht öffentlich gesprochenen Wortes unter Strafe. Es drohen bis zu drei Jahre Freiheitsstrafe oder Geldstrafe, für Amtsträger sogar bis zu fünf Jahre. Der Paragraph greift unabhängig von der DSGVO und erfordert die Zustimmung aller Beteiligten, nicht nur der Mehrheit. Selbst wenn Sie eine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage hätten, bleibt eine heimliche Aufnahme strafrechtlich relevant. Wer ein Meeting aufzeichnen will, muss also beide Hürden gleichzeitig nehmen, die strafrechtliche und die datenschutzrechtliche.

Wann dürfen Sie eine Videokonferenz aufzeichnen?

Die entscheidende Frage ist meist nicht ob, sondern auf welcher der drei relevanten Rechtsgrundlagen Sie aufzeichnen. Jede hat eigene Voraussetzungen, und die Wahl der Rechtsgrundlage bestimmt, welche konkreten Pflichten Sie als Verantwortlicher treffen.

Einwilligung der Teilnehmenden

Die Einwilligung ist die häufigste Rechtsgrundlage und funktioniert in der Praxis gut, wenn sie korrekt eingeholt wird. Laut exkulpa.de muss die Einwilligung fünf Bedingungen erfüllen. Sie muss vor Beginn der Aufzeichnung eingeholt werden, in verständlicher Sprache formuliert sein, den Zweck klar benennen, nachweisbar sein und auf das jederzeitige Widerrufsrecht hinweisen. Im Arbeitsverhältnis kommt die Freiwilligkeit hinzu, denn Beschäftigte stehen in einem Abhängigkeitsverhältnis und dürfen keine Nachteile befürchten, wenn sie ablehnen. Bieten Sie deshalb immer eine gleichwertige Alternative ohne Aufzeichnung an, etwa eine nachträgliche Zusammenfassung.

In der Praxis müssen Teilnehmende nicht vor jedem einzelnen Meeting erneut zustimmen. Viele Unternehmen richten eine generelle Einwilligungserklärung ein, die Beschäftigte einmalig im Rahmen des Onboardings oder einer internen Richtlinie unterzeichnen. Diese deckt alle künftigen Meetings ab, solange der Zweck gleichbleibt und die Mitarbeitenden jederzeit für einzelne Termine widersprechen können. Ein kurzer technischer Hinweis zu Beginn der Aufnahme (etwa ein Pop-up oder eine Ansage im Meeting-Tool) erinnert dann an die laufende Aufzeichnung und gibt die Möglichkeit zum Widerspruch.

Berechtigtes Interesse des Unternehmens

Das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO kommt infrage, wenn die Aufzeichnung einem konkreten, dokumentierten Zweck dient, etwa der Qualitätssicherung, der Schulung oder der Compliance. Laut einer Analyse der Datenschutz-Agentur müssen dabei drei Voraussetzungen erfüllt sein, nämlich ein nachvollziehbares geschäftliches Interesse, die Erforderlichkeit der Aufzeichnung für diesen Zweck und eine dokumentierte Abwägung, dass Ihr Interesse die Persönlichkeitsrechte der Teilnehmenden überwiegt. Die Datenschutzkanzlei weist darauf hin, dass die Interessenabwägung bei Meeting-Aufzeichnungen in der Regel zuungunsten der Aufzeichnung ausfällt, weil sie gegenüber einer Live-Übertragung einen deutlich höheren Überwachungsdruck erzeugt. Die Aufzeichnung einzelner Schulungen oder Kundengespräche mit klarem Dokumentationszweck lässt sich leichter rechtfertigen als die Aufzeichnung ganzer Teammeetings. Wer sich auf berechtigtes Interesse beruft, sollte deshalb vorab dokumentieren, warum ein milderes Mittel wie ein schriftliches Protokoll den Zweck nicht gleichwertig erfüllt.

Gesetzliche Protokollpflichten

In bestimmten Fällen ergibt sich die Rechtsgrundlage aus einer gesetzlichen Pflicht nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Betriebsratssitzungen erfordern eine Niederschrift nach §34 BetrVG, Beschlüsse der Ein-Personen-GmbH ein Protokoll nach §48 Abs. 3 GmbHG, und Aufsichtsratssitzungen unterliegen eigenen Dokumentationspflichten nach §107 AktG. Die Aufzeichnung kann dann als Hilfsmittel zur Erfüllung dieser Pflicht dienen, wobei sie nur so weit gehen darf, wie die Pflicht reicht. Die Aufnahme muss nach der Verschriftlichung gelöscht werden. Eine vollständige Audio- oder Videoaufnahme ist auch hier nur dann verhältnismäßig, wenn ein schriftliches Protokoll den Dokumentationszweck nicht gleichwertig erfüllen kann. In jedem Fall muss das Protokoll DSGVO-konform archiviert und nach Ablauf der Frist gelöscht werden.

Welche Fehler sollten Sie vermeiden, wenn Sie ein Meeting aufzeichnen?

Meeting-Aufzeichnungen sind im Arbeitsalltag völlig normal und in den meisten Fällen unproblematisch, solange der Prozess stimmt. 58 % der deutschen Unternehmen ermöglichen inzwischen mobiles Arbeiten (Bitkom, 2025), und 24 % aller Erwerbstätigen arbeiteten 2024 zumindest gelegentlich im Homeoffice (Destatis, 2025), fast doppelt so viel wie 2019. Mehr Videokonferenzen bedeuten mehr Aufzeichnungen, und für jedes aufgezeichnete Online Meeting gelten dieselben Regeln wie für eine Besprechung vor Ort. Die folgenden drei Punkte sind dabei die häufigsten Stolperstellen.

Einwilligung falsch oder gar nicht eingeholt

„Ich nehme jetzt auf, okay?" ist ein Satz, den viele Meeting-Teilnehmende kennen. Eine mündliche Einwilligung ist grundsätzlich gültig, solange sie nachweisbar ist, etwa weil sie auf der Aufzeichnung selbst festgehalten wird. Allerdings muss die Einwilligung laut Datenschutzkanzlei freiwillig, informiert und nachweisbar sein. Das bedeutet, dass Sie den Zweck und das Widerrufsrecht vor der Aufnahme nennen müssen. Teilnehmende müssen außerdem jederzeit widersprechen können, ohne dass ihnen daraus Nachteile entstehen. Wer nach Beginn der Aufnahme dem Meeting beitritt, hat noch keine informierte Zustimmung gegeben und muss separat informiert werden.

Speicherung ohne Löschkonzept

Viele Unternehmen nehmen Meetings auf und denken nicht an das Danach. Ohne definierte Löschfristen verstößt die Speicherung gegen den Grundsatz der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO. Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den ursprünglichen Zweck erforderlich ist. Die DSGVO selbst nennt keine konkreten Fristen. Wie FTAPI erläutert, ergeben sich spezifische Aufbewahrungsfristen erst aus anderen Gesetzen, etwa 6 Jahre für Geschäftskorrespondenz nach HGB oder 10 Jahre für Abrechnungsunterlagen nach AO. Für Meeting-Aufzeichnungen gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, deshalb ist ein dokumentiertes Löschkonzept unverzichtbar. Legen Sie vorab fest, wie lange Aufzeichnungen gespeichert werden, wer die Löschung verantwortet und wie der Nachweis erfolgt.

Cloud-Tools ohne Auftragsverarbeitung

Wenn Ihr Aufzeichnungstool Daten in die Cloud überträgt, brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Ein AVV ist ein Vertrag zwischen Ihrem Unternehmen und dem Cloud-Anbieter, der regelt, wie der Anbieter die personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeitenden verarbeiten darf. Das gilt für alle gängigen Videokonferenz-Plattformen, bei denen die Aufnahme über die Server des Anbieters läuft. Fehlt der AVV, haften Sie als Verantwortlicher für alle Datenschutzverstöße des Dienstleisters. Das Bußgeld von 45 Mio. EUR gegen Vodafone im Juni 2025 ging zu einem Drittel (15 Mio. EUR) auf mangelhafte Auftragsverarbeitung zurück, die restlichen 30 Mio. EUR betrafen unzureichende Authentifizierungsprozesse (DSGVO-Portal, 2025). Prüfen Sie vor dem Einsatz eines neuen Tools, ob ein gültiger AVV vorliegt. Eine Möglichkeit, dieses Risiko von vornherein zu verringern, sind Tools wie Jexity Meet, die Aufzeichnungen in der Standardeinstellung vollständig lokal auf dem eigenen Rechner verarbeiten. Wo keine Daten an Dritte übertragen werden, sinken das Risiko einer unzulässigen Datenübermittlung und die Abhängigkeit von der Vertragsgestaltung eines externen Anbieters. Gerade bei KI-gestützter Transkription ist lokale Verarbeitung ein wichtiger Baustein für den Datenschutz, weil Sprachdaten zu den sensibelsten personenbezogenen Daten gehören. Worauf Sie bei der Wahl des Konferenzanbieters selbst achten sollten, zeigt unser Artikel zur sicheren Videokonferenz ohne Cloud Act.

Was passiert bei einer heimlichen Aufzeichnung?

Der Regelfall in Unternehmen ist die offene, angekündigte Aufzeichnung, und die ist rechtlich unkritisch. Problematisch wird es erst, wenn jemand ohne Wissen der anderen aufnimmt. Die 249 DSGVO-Bußgelder mit einer Gesamthöhe von 46,9 Mio. EUR der deutschen Aufsichtsbehörden im Jahr 2025 betreffen zwar den gesamten Datenschutzbereich (DSGVO-Portal, 2025), zeigen aber, dass die Behörden konsequent durchsetzen.

Strafrechtliche Folgen

§201 StGB kennt keine Bagatellgrenze. Auch eine einzelne heimliche Aufnahme eines Teamcalls kann eine Straftat sein. Die Strafverfolgung erfolgt auf Antrag des Betroffenen. Neben der Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren droht die Einziehung der Aufnahme und der verwendeten Geräte. Im beruflichen Kontext kann eine Verurteilung zusätzlich arbeitsrechtliche Konsequenzen haben, von der Abmahnung bis zur fristlosen Kündigung.

Zivilrechtliche Folgen und Beweisverwertungsverbot

Heimlich aufgezeichnete Gespräche sind vor deutschen Gerichten grundsätzlich nicht als Beweis verwertbar. Wer eine solche Aufnahme etwa in einem Kündigungsschutzprozess vorlegt, riskiert, dass sie nicht berücksichtigt wird, und kann zudem selbst schadensersatzpflichtig werden. Betroffene können darüber hinaus Unterlassungs- und Löschungsansprüche geltend machen.

Aufzeichnungsrecht in Österreich und der Schweiz

Unternehmen mit Standorten in mehreren Ländern müssen die jeweils strengste Regelung kennen. Im DACH-Raum unterscheidet sich die Rechtslage bei Meeting-Aufzeichnungen erheblich.

Deutschland

Deutschland kombiniert strafrechtlichen Schutz (§201 StGB, bis drei Jahre Freiheitsstrafe) mit den DSGVO-Bußgeldern (bis 20 Mio. EUR oder 4 % des Jahresumsatzes). Die Aufnahme ist nur mit Einwilligung aller Beteiligten oder einer anderen Rechtsgrundlage zulässig.

Österreich

In Österreich schützt §120 StGB ebenfalls das nicht öffentlich gesprochene Wort, allerdings mit einer wichtigen Besonderheit. Teilnehmer eines Gesprächs sind grundsätzlich nicht erfasst, solange sie das Gespräch nicht an Dritte weitergeben. Das bedeutet in der Praxis, dass ein Meetingteilnehmer das Gespräch für sich selbst aufzeichnen darf, solange die Aufnahme nicht an Unbeteiligte weitergeleitet wird. Für die DSGVO-Bußgelder gelten dieselben Höchstgrenzen wie in Deutschland, da beide Länder unter die EU-DSGVO fallen.

Schweiz

In der Schweiz gilt seit September 2023 das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG). Art. 179ter StGB stellt das Aufnehmen eines Gesprächs unter Strafe, auch wenn Sie selbst daran teilnehmen. Das revDSG sieht Bussen bis CHF 250.000 vor, wobei nicht Unternehmen haften, sondern die verantwortlichen Personen persönlich (datenschutz.law, 2024).

Braucht Ihr Unternehmen eine Betriebsvereinbarung für Meeting-Aufzeichnungen?

Eine Betriebsvereinbarung ist ein schriftlicher Vertrag zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat, der verbindliche Regeln für alle Beschäftigten im Unternehmen festlegt. Für Meeting-Aufzeichnungen ist sie oft die eleganteste Lösung, denn sie ersetzt die individuelle Einwilligung jedes einzelnen Mitarbeitenden durch eine kollektive Regelung und schafft Rechtssicherheit für beide Seiten. Wenn die Aufzeichnungslösung geeignet ist, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, greift zudem das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats, was bei Meeting-Aufzeichnungen fast immer der Fall ist. Eine wirksame Betriebsvereinbarung enthält laut Sally.io mindestens die folgenden Punkte.

• Zweckbestimmung: Wofür darf aufgezeichnet werden, etwa zur Protokollerstellung oder ausschließlich für abwesende Teammitglieder?
• Geltungsbereich: Welche Meetings oder Gremien sind betroffen und welche ausdrücklich ausgenommen?
• Zugriffsberechtigungen: Wer darf die Aufzeichnungen sehen, anhören oder bearbeiten?
• Speicherdauer und Löschfristen: Wann werden die Ton-, Video- oder Textdateien endgültig gelöscht?
• Transparenz: Wie und wann werden die Teilnehmenden vorab informiert?
• Widerspruchsrecht: Wie verfährt man, wenn einzelne Beschäftigte der Aufzeichnung im konkreten Meeting widersprechen?

Seit dem 2. Februar 2025 müssen Unternehmen ihre Beschäftigten zudem in KI-Kompetenz schulen (Art. 4 EU AI Act, daproserv, 2025). Wenn KI-gestützte Transkription Teil der Aufzeichnung ist, gehört die Schulungspflicht in die Betriebsvereinbarung. Die Vereinbarung sollte zudem regeln, wie jedes Protokoll DSGVO-konform erstellt, gespeichert und gelöscht wird. Setzt das Unternehmen ein lokal arbeitendes Tool wie Jexity Meet ein, kann die Vereinbarung festhalten, dass Aufnahmen und Transkripte den Rechner nicht verlassen, solange die optionale Cloud-KI ausgeschaltet bleibt.